DXEで電子化率の向上と事務作業時間の軽減を実現！生まれた時間を活用し売上向上へ

株式会社遠藤商店様は、東京都足立区に本社を置き、東京都を中心に関東全域の産業廃棄物の収集運搬と処分を行っています。
今回は、DXEの導入によりマニフェスト業務を効率化させ、従業員の残業時間の軽減や、顧客へのDX化提案によって社内の電子化率の引き上げに成功した代表取締役 遠藤様、足立エコセンター所長 大竹様、業務部 大竹様、事務 斎藤様にお話を伺いました。

導入前の課題

はじめに、DXE導入の経緯についてお聞かせください。

従来のマニフェスト業務は、ほとんど紙ベースで行っていて、管理の面で苦労していました。紙マニフェストの場合、伝票を作成するだけでなく、郵送作業やファイリング、進捗状況の確認など、業務が多岐にわたります。さらに原本保存のために毎日保管庫へ往復し、過去のデータが必要な際には箱を漁って探すこともあり、手間と時間がかかっていました。

電子マニフェストは、事務処理の効率化をはじめ、データの透明性向上、原本保管や行政報告が不要になるなどの利点に加え、事務機器や消耗品等のランニングコストを削減することもできます。また、お客さまから紙マニフェストの紛失相談を受けることも多々あり、電子化すればそういったトラブルを減らせると思ったことが導入の背景です。

DXEを選んだ決め手は、やはり代行起票の機能。排出事業者に手間をかけずに電子化できるので、ずっと紙で運用してきた既存のお客さまに対しても電子化の提案がしやすいという点が、大きな魅力でした。

導入による効果

DXEを導入したことによる効果や実際に使ってみた感想を教えてください。

一番の効果は、紙に関連する業務が大幅に減ったことです。時間にすると、1日あたり1時間半くらい業務時間を削減できました。
当社は月間約500枚程度のマニフェストを発行していますが、紙をめくってハンコを押して…という作業をマニフェストの各工程ごとに何度もやるのは手間も要するし、精神的な負担にもなっていたんですよね。月末や年度末は特に大変で、残業する日もありました。
DXEで業務を効率化できたことで、空いた時間をメイン業務に充てられるようになり、その結果、売上が向上するという好循環サイクルを作れています。社内でも時間的余裕が生まれ、今では終業前に事務所内の掃除をできるようになりました。

また、DXE導入前、電子マニフェストはJWNETで直接操作していましたが、DXEは画面が見やすく、感動したことを覚えています。新たに入社した事務スタッフに操作を教えた際も、およそ1週間程度で覚えられていたので、DXEは操作性が高いシステムだと思います。

お取引先への代行起票のご案内はどのようにされていますか？また、反応はいかがでしたか？

お客さまへの案内は、DXEが提供している「ご案内資料」を使っています。マニフェスト登録までの流れや、排出事業者目線でのメリットが1枚の資料に集約されているので、使いやすかったです。
紙でしか運用したことのないお客さまには、電子マニフェストの仕組みや導入メリットを説明したうえで、当社なら代行起票で負担なく運用できる旨を伝えています。お客さまにとっては、これまでと変わらない運用のまま電子に移行できるので、難色を示されることはほとんどありません。

DXEを使った運用フローを教えてください。

ドライバーが当日回収に行った際に、現地で廃棄物を確認し、数量等の情報を別途用意している伝票に記入。ドライバー帰社後に、その情報を元に事務スタッフがマニフェストを登録する流れで運用しています。

使い方が分からないなど、お困りごとはありませんでしたか？

サポートが手厚く、操作で困ったことがあってもカスタマーサクセスの担当者が丁寧に対応してくれているので非常に心強いです。産廃業界未経験で入社した事務スタッフも、利用方法を丁寧に教えていただけたことと、操作が簡単だったことが相まって、問題なく作業できました。

今後の展望

今後の展望を教えてください。

業種によってはまだ紙マニフェストで運用している取引先もあるので、今後もDXEを活用して電子の割合を増やしていきたいですね。あとは社内のさらなるDX化を見据え、つぎは電子契約の導入を検討しています。

最後に、他社担当者へメッセージがあればいただけますでしょうか。

新システムを導入するとなると、抵抗感を持つ人がいるのも事実です。しかし、一度使い方を覚えてしまえば何も難しいことはないケースも多く、最初に踏ん切りを付けられるかが、より良い方向に向かえるかの岐路になるんだと思います。

DXEを導入したことで、お取引のある既存のお客さまからも、労務軽減が叶ったと喜んでいただけています。自社内だけでなく、お客さまの業務改善にも貢献できており、大きなシナジー効果を感じています。DXEは競合との差別化ツールとしてもおすすめです。