CASE 09

「ドライバーの回収件数が2倍以上」に!アナログなマニフェスト管理からの脱却が、全社の業務効率化と働き方改革を実現

株式会社清和サービス
清和サービス様ーカバー画像

神奈川県相模原市を拠点に、一般廃棄物および産業廃棄物の収集運搬業、中間処理業、廃棄物の総合サービスを展開されている株式会社清和サービス様。同社では長年、紙マニフェストの運用における煩雑な業務や、少量排出事業者への対応に課題を抱えていらっしゃいました。

今回、電子マニフェストサービス「DXE Station」をご導入いただいたことで、それらの課題がどのように解決されたのか。取締役の林様と、マニフェスト担当の山中様にお話を伺いました。


【お話を伺った方】

  • 株式会社清和サービス 取締役 林 様
  • 株式会社清和サービス マニフェスト担当 山中 様

導入前の課題

アナログな集計作業と、人手不足を背景とした現場の負担

――導入前の課題やお悩みを教えていただけますか?

林取締役: 収集運搬業界全体が抱える問題ですが、当社でもドライバー不足、そして社内の人手不足は長年の経営課題でした。限られた人員で事業を維持・拡大していくためには、現場と事務、双方の生産性を上げることが不可欠だと考えていました。

山中様: 私が担当になってからずっと紙マニフェストの運用でした。特に行政へ報告書を提出する際の集計作業が本当に大変で…。紙の伝票を一枚一枚手でめくりながら電卓で集計するため、アナログな作業に膨大な時間がかかっていました。当然、作業ミスも起こりやすく、日付がずれていたり処理が完了していないものがあったりと、エラーの確認にも手間取っていましたね。

林取締役: そうした事務作業に加えて、現場の負担も大きな課題でした。紙マニフェストの場合、交付の際に必ず排出事業者様の立ち会いが必要になります。そのため、お客様をお待たせしないよう時間を調整したり、ドライバーも回収の合間に一度事務所へ戻って書類を手渡すなど、非常に多くの手間と移動時間が発生していました。当時はどんなに頑張っても、ドライバーが1日に回れるのは30件ほどが限界でしたね。

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導入の決め手

少量排出事業者への対応と、双方の手間を削減できること

――DXE Stationを導入した決め手を教えていただけますか?

林取締役: 正直に言うと、最初は「本当にこんなにうまくいくのか?」と半信半疑でした。しかし、一番の決め手となったのは、少量排出事業者様への対応が圧倒的にスムーズになる点です。

平成22年、相模原市の政令指定都市への移行を機に(※)、事業所から出るプラスチック類は、たとえ少量でも全て産業廃棄物としてマニフェストを発行し、適正に処理するよう厳格化されました。例えば、飲食店から出る緩衝材やセロハンテープといった、1kgにも満たないようなごみでもマニフェストが厳格に必要になったのです。

この厳格化されたルールに紙で対応しようとすると、ドライバーは回収のたびに車両を止め、お客様に声をかけて押印をお願いし、マニフェストをお渡しするという作業が発生します。しかし「DXE Station」であれば、紙マニフェストで必要だったその場での押印や書類の受け渡しが不要になり、ドライバーは現場での回収情報(重量など)の報告に集中できます。報告された情報は事務所の担当者が速やかにシステムへ入力し、排出事業者様には後ほど内容をご確認いただく、というスムーズな運用が可能になります。この業務効率化は非常に魅力的でした。

また、排出事業者様にとっても、これまで義務付けられていた行政への報告義務が不要になるという大きなメリットがあり、お客様にお勧めしやすいと感じました。紙から電子へ切り替えることで、我々とお客様、双方の手間が大幅に削減できる。これが導入の最大の理由です。

※平成22年のルール厳格化と、その後の動向について

導入後の効果

回収件数は2倍以上、コスト削減と業務の平準化も実現

――DXE Stationの導入により、導入前の課題は解決されましたか?

山中様: 日々のデータ入力作業だけを見ると、以前より時間はかかっています。しかし、紙の保管や管理、郵送の手間がなくなり、行政への報告データもボタン一つですぐに出せるようになったので、年間を通したトータルの業務量で言えば間違いなく削減できています。これまで月末に集中していた集計作業がなくなり、業務が平準化されたことも大きいですね。

なにより、事務所の机の上が本当に綺麗になりました。以前はマニフェストの紙で山積みでしたが、今はすっきりしています。マニフェストは5年間の保管義務があるため、書庫が紙で埋まっていましたが、そのスペースも不要になりました。

林取締役: 現場の効率化は目覚ましいものがありました。紙の受け渡しやお客様の立ち会いが不要になったことで、ドライバーの負担が劇的に減りました。その結果、以前は1日30件程度が限界だった回収件数が、今では多い日で70〜80件回れるようになり、効率が2倍以上に向上しました。これは経営的にも非常に大きな効果です。

経費面でも、マニフェスト用紙の購入費用や郵送代といった直接的なコストが大幅に削減されました。

――代行起票に必要な、排出事業者様からの同意書取得はスムーズに進みましたか?

山中様: いえ、それが一番大変でした。最初、お客様全員に同意書を一斉郵送したのですが、やはり返信率が悪くて…。途中からは、ドライバーさんたちにお願いして、直接お客様のところへ伺った際に書いてもらうという形に切り替えました。

林取締役: ただ、電子化を機にお客様の情報を一度整理し、「どこから同意書を回収済みで、どこがまだか」を明確にしながら計画的に進めることができました。結果として、思っていたよりもスムーズに移行を完了できたと感じています。

社内の変化

ドライバーが自ら電子化を推進する「良い循環」へ

――導入後、社内の反応はいかがでしたか?

山中様: ドライバー自身が効率化を実感しているため、「ここも電子になりませんか?」とお客様に積極的に提案してくれるようにもなりました。ドライバーから会社、そしてお客様へと、効率化の良い循環が生まれています

林取締役: 実は導入当初、あるベテランドライバーが「こんなの(タブレット操作)できないよ」と難色を示していたんです。しかし、同僚がスムーズに作業を終える様子を目の当たりにし、実際に使ってみてその利便性を体感したことで、今ではその彼が一番システムを使いこなしていますよ。

システムの使用感とサポートについて

――実際にシステムを使ってみた率直な感想を教えていただけますか?

山中様: 全体的に非常に分かりやすく、パソコンに不慣れな方でもすぐに使えるように作られていると感じます。マウス操作だけでほとんどの作業が完結するのは、シンプルで良い点ですね。

一方で、キーボード操作を多用するユーザーにとっては、さらに効率化できる可能性があると感じます。例えば、キーボード主体で項目間の移動や操作ができたり、入力モードが項目に合わせて自動で切り替わったり、一覧画面でより多くの情報が表示されたりすると、さらに使いやすくなると思います。

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――導入時や導入後のサポートはいかがでしたか?

山中様: システムの操作が非常に分かりやすいので、正直なところ、導入してからサポートへ問い合わせをした記憶がほとんどありません。それだけ安定して使いやすいシステムなのだと思います。

今後の展望

今後の展望と、導入を検討している企業へのメッセージ

――今後の展望と、導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

林取締役: 今回の導入で回収効率が2倍以上になったことで、人手を増やさずに事業を拡大できるという大きな手応えを感じています。今後も二次マニフェストや持込運搬への対応といった新機能にも期待していますが、まずはこうしたツールを使いこなし、深刻化する人手不足という業界全体の課題に対応できる強い経営基盤を作っていきたいですね。

導入を検討されている同業の方へ伝えたいのは、「早くした方がいいよ」ということです。紙での運用に手間やコスト、管理の面で課題を感じていらっしゃるなら、導入を強くお勧めします。「まだ紙でいい」「今のままでいい」という考えから一歩踏み出せば、必ず業務は改善されます。

山中様: 事務担当者の目線から言っても、複数人で同時に作業できる点は大きなメリットです。誰かが入力作業をしていても、他の人が検索や確認作業を進められるので、業務が滞りません。

林取締役: 特に、事務担当者の業務が逼迫している企業こそ、導入を検討すべきです。最初はどんな会社でも変化に対する抵抗があるものです。ですが、それを乗り越えた先には、間違いなく大きなメリットが待っています。

株式会社清和サービス

業態
収運・処分
所在地
神奈川県相模原市中央区宮下3丁目9番18号
事業内容
一般廃棄物・産業廃棄物収集運搬 / 中間処理
URL
https://seiwa-service.co.jp/