有限会社佐賀資源開発様は、佐賀県を拠点に廃棄物の収集運搬から中間処理、リサイクルまでを手掛ける総合環境企業です。長年、業界の慣習であった紙マニフェストによる運用を行ってきましたが、DXE Stationの導入を機に業務プロセスを抜本的に改革。単なる業務効率化に留まらず、新たな収益モデルの構築と、顧客との長期的なパートナーシップ構築を実現しました。今回は、代表取締役の山口様、専務取締役の山口様、取締役 管理統括部長の葛見様、事務担当の山本様に、導入の経緯とその効果について詳しくお話を伺いました。
導入前の課題
「当たり前」の裏に潜む、見えないコストと手間。紙マニフェスト運用が抱えていた課題
――本日はお忙しい中ありがとうございます。まず、導入前のマニフェスト運用について課題やお悩みを教えていただけますか？
葛見様： 当時は紙マニフェストの運用が当たり前になっており、それが課題であるという認識自体が薄れていました。しかし今振り返ると、非効率な点が多々ありました。以前使っていた他社さんのシステムは他のシステムとの連携が悪く、データの二重入力などが発生していました。その後、別の紙マニフェストシステムを導入しましたが、紙媒体での運用が中心であることに変わりはありませんでした。紙マニフェストの運用には、多大な手間とコストが発生します。まず、私がドットプリンターでマニフェストを印刷し、それをドライバーがお客様の元へ持っていき、サインをいただく。戻ってきた6枚綴りの伝票を、今度は営業担当者が仕分けして、排出事業者や処分会社へ郵送するという流れでした。特に月末になると、営業担当が丸一日この作業に追われることも珍しくありませんでした。
山本様： 事務の立場からも、請求書発行時にマニフェスト番号を手書きで控えに記入したり、お客様から「控えがない」という問い合わせがあれば5年間保管している膨大なファイルの中から探し出したりと、大きな負担となっていました。
葛見様： さらに、紙媒体の購入費用、郵送のための切手代や封筒代、そして伝票を折りたたんで封入するといった人的コストも、月間で数万円単位に上っていました。これら全てが当社負担として当たり前のように処理されていました。
山口代表： 排出事業者様にとっても、年に一度の行政報告書（交付等状況報告書）の作成は大きな負担でした。多くの企業、特に中小企業ではそのやり方が分からず、結果的に我々が作成をサポートするケースも少なくありませんでした。
導入のきっかけ
巨額の設備投資を検討する中で見つけた、「コストを売上に変える」という光明
――どのようなきっかけでDXE Stationの導入を検討されたのでしょうか。
葛見様： 導入の直接のきっかけは、環境展への視察でした。当社の主目的は5,000〜6,000万円クラスの焼却炉やベーラー（圧縮機）といった大型設備の情報収集で、正直なところ、電子マニフェストのシステムを導入することは全く頭にありませんでした。会場を回っていた際に、たまたまDXEさんのブースが目に入りました。最初は特に強い関心があったわけではありませんでしたが、話を聞くうちに、その費用対効果の高さに驚かされました。
――今まで費用だったものが売上に変わるという、大きな魅力があったのですね。
葛見様： 当時、紙マニフェストの運用コストが弊社負担であることに疑問を感じ始めており、お客様から紙マニフェスト代金を手数料としてご負担いただく想定で準備を進めていましたが、DXE Stationの利用コストは想定していた手数料の数分の一でした。そのため、手数料からコストを差し引いた差額が、そのまま当社の新たな利益として見込める点が非常に魅力的でした。また、お客様が抱える行政報告の負担を軽減できるという点も大きな決め手となりました。我々が電子マニフェストの代行起票をすることで、お客様は報告義務から解放されます。これは、他社にはない強力な付加価値になると考えました。
山口代表： 私はもともと新しいもの好きで、業界で誰もやっていないことに挑戦することに価値を感じています。大型設備への数千万円の投資を考えていたタイミングで、はるかに小さな金額の投資でこれだけのメリットが得られるのであればと、オンラインでの打ち合わせを経て、最終的に導入しました。
導入後の効果
業務時間は半減、コストは利益に。最大の効果は「顧客に選ばれ続ける仕組み」の構築
――実際に導入されてみて、どのような効果がありましたか？
葛見様： 私の業務自体は、正直なところ増えも減りもしていません。これまで紙マニフェストをドットプリンターで印刷し、手作業で管理していた部分が、そのままDXE Stationへのデータ入力と起票作業に置き換わった形です。ただし、会社全体で見れば、営業担当者が月末に丸一日かけていた作業や、事務担当の郵送・ファイリング業務の負担は大幅に減っています。
山本様： 特に月末の作業時間は、以前の半分以下の時間で終わるようになり、請求書業務も大幅に楽になりました。
山口専務： 私が担当していた最終報告の入力作業も、紙の量が半分以下になり、とても助かっています。
葛見様： コスト面でも、紙代、切手代、人件費といった諸経費が削減されただけでなく、電子マニフェストの代行起票を「手数料を含めたサービス」として提供することで、新たな収益源も生まれました。DXE Stationは単なる業務効率化ツールにとどまらず、当社の競争力を高める強力な営業ツールとなっています。
山口代表： しかし、最大の効果は「お客様との信頼関係をより強固にする仕組み」を構築できたことです。我々が電子マニフェストの管理をすべて代行起票することで、お客様は複雑な操作や行政報告から解放されます。もし他社に切り替えようとすると、再び紙マニフェストの管理や行政報告の手間が発生するため、お客様にとってスイッチングコストが非常に高くなります。実際に、「佐賀資源開発さんに全て管理をお願いしているから、他社に切り替えることはない」と言ってくださるお客様も出てきており、当社の強力な営業ツールとなっています。
運用の工夫：お客様の「負担」を「価値」へ転換。顧客目線の提案で電子化同意の壁を突破
――導入にあたり、排出事業者様から「申込書」をいただく際、どのように工夫し進められましたか？
葛見様： まず、優先順位をつけました。ターゲットにしたのは、ISOを取得しているような大手企業です。そういった企業は、電子化のメリットやコンプライアンスの重要性を理解していただきやすいと考えました。
説得の材料として大きかったのは、1つは、コストメリットです。もともと紙マニフェストは有料化を進めていましたが、「電子化にご協力いただければ、手数料はそれよりも格段にお安くなります」とご提案しました。お客様にとっては分かりやすいコストダウンになるため、大変喜んでいただけました。
山口代表： もう1つは、やはり行政報告の手間がなくなることです。年に一度の交付等状況報告書の作成義務については、お客様の中でも認識に差があるのが実態でした。そこで、「このシステムを導入すれば、お客様は内容を確認するだけで済みます」とお伝えしたところ、これが非常に大きな反響を呼びました。
葛見様： そうですね。お客様からすれば、今まで面倒だった作業がなくなる上に、コストも下がる。断る理由がなかったのだと思います。
山口代表： もちろん、長年の取引で築いてきた信頼関係も大きかったと思います。日頃のコミュニケーションがあったからこそ、スムーズに話を進めることができました。
――システムの操作性など、使いやすさやサポートはいかがでしょうか？
山口専務： 導入当初は、操作に慣れるまで少し戸惑いもありました。JWNETのシステムとは違うので、最初はどこをどう操作すればいいのか分からない部分もありましたが、今はもうだいぶ慣れました。サポート担当の方に丁寧に教えていただいたおかげで、慣れることができました。
今後の展望
単なる効率化ツールから、「事業拡大の武器」としてのDXE Station
――今後の展望についてお聞かせください。
山口代表： 今後は、このDXE Stationをさらに活用し、既存のお客様の電子化率をさらに高めていきたいと考えています。現在は、まずISOを取得しているような大手企業様から優先的にご案内していますが、今後は中小企業や個人事業主のお客様にも、そのメリットを丁寧に説明し、切り替えを促進していく方針です。この取り組みは、お客様の負担を軽減し、満足度を向上させるだけでなく、当社の業務効率化と安定した事業基盤の構築に直結します。DXE Stationを単なるシステムとしてではなく、お客様との関係を強化し、事業を拡大していくための戦略的な武器として位置づけています。
葛見様： ドライバー用のアプリなどの新機能も活用し、配車管理や業務報告のさらなる効率化も視野に入れています。DXE Stationと共に、業界のDXを推進していきたいと考えています。
導入企業が共に成長できる「情報交換の場」への期待
――最後に、弊社DXEに何かメッセージがあればお願いします。
葛見様： DXE Stationの導入によって、我々のビジネスは大きく変わりました。特に、お客様との関係を強化するという点では、予想以上の効果を実感しています。一つ要望があるとすれば、我々のような導入企業が集まって情報交換できるような場を設けてほしいですね。特に、競合関係にない他県の同業者が、どのようにDXE Stationを活用して営業展開しているのか、成功事例や失敗談などを共有できる場があれば、非常に参考になります。システムは非常に優れていますが、それをどう活用していくかは各社の工夫次第です。そうしたノウハウを共有し、共に成長していけるような機会を提供していただけることを期待しています。
有限会社佐賀資源開発
