DXEの導入で事務作業時間を70%軽減！さらに代行起票活用で電子化率90%達成！

株式会社ビルメン鹿児島様

株式会社ビルメン鹿児島様は、鹿児島県鹿児島市に本社を置き、ビル清掃や設備管理を中心に、医療廃棄物の収集運搬など、様々な事業を展開されています。

今回は、DXEの導入により社内の業務時間を70%軽減し、マニフェストの電子化率を10%から90%まで引き上げた環境衛生事業部係長純浦様、前山様にお話を伺いました。

導入前の課題

はじめに、DXEを導入する前に抱えていた課題や、導入に至った経緯を教えていただけますでしょうか？

DXEを導入する前は、マニフェストの運用や管理の面で課題を感じていました。紙マニフェストの運用では、伝票の発行作業に時間を割く必要があったり、郵送費が掛かったりと、多大な労力とコストを要します。
マニフェスト発行には専用ソフトを使用していましたが、パソコンやプリンターの不具合が発生することが度々あり、管理に苦労していました。

また、20年以上マニフェスト業務を担当していた事務員が定年退職し、社内がパンク状態になってしまったんです。
特に大変だったのは、年度末の行政報告。当社は年間約8,000件のマニフェストを発行しており、その莫大な量のマニフェスト発行や返送作業で手一杯になり、報告用データの入力作業まで手が回らない状態になっていました。
このような状況の時にDXEの存在を知り、業務を効率化できると感じ、導入を即決。社長も現場の内情や苦労を理解してくれていたので、社内の合意もすぐに得ることが出来ました。

DXEを導入したことによる効果を教えていただけますでしょうか？

DXEを導入したことにより作業効率が向上し、事務作業時間を約70%軽減できました。
毎週回収に行っていた取引先は、紙マニフェストの記載ミスによる訂正が多く、お互い大変な思いをしていました。DXEに切り替えたことにより、そういったやり取りが一気に解消されましたね。
ほかにも、ドライバーが回収に行く際に紙マニフェストを持って行く必要がなくなったり、回収先で廃棄物が増えてもすぐに対応できるようになったりと、様々な波及効果が生まれています。紙マニフェストの返送作業が不要になったことも大きいです。

業務のフローで大きく変わったことは、排出事業者からの回収依頼方法です。
これまでは電話で回収依頼を受けていましたが、電話対応にかなり時間を取られ、業務がひっ迫していました。
そこで、DXEの導入を機に回収依頼の受付を電話からFAXに切り替えたんです。その結果、電話の対応時間を減らすことができ、業務負荷がかなり軽減されました。

また、これまで電子マニフェストの登録はJWNETで行っていましたが、JWNETは同じ加入者番号で複数の端末から同時にログインが出来ないという問題があります。
当社は拠点が複数あるため、JWNETを操作するには他拠点にいる事務員同士でログイン状況を確認し合い、意思の疎通を図る必要がありました。ただ、気を付けていても間違えて同時にログインしてしまい、入力途中のデータが消えるトラブルも起きていました。
それに対してDXEはクラウドサービスのため、同時ログインが可能なことはもちろん、どこの拠点からでもアクセスできます。これまで一人しか作業できなかった業務を事務員全員で対応出来るようになり、業務の効率化を実現できました。

DXEで特に気に入っているポイントを教えていただけますでしょうか？

やはり代行起票の機能です。JWNETで運用していた時は、排出事業者がマニフェストの登録を中々してくれず、催促の電話を掛けることもありました。
代行起票を使えば、私たち収運業者がマニフェストを登録できるので、排出事業者に登録や修正のお願いをするといった面倒なやり取りが一切なくなります。
JWNETにも収運業者がマニフェスト登録できる機能がありますが、操作が難しく中々使いこなせなかったです。DXEの代行起票は簡単な操作で登録が出来るので、非常に気に入っています。

DXEを導入した際の社内の反応はいかがでしたか？

導入したばかりの頃は、業務フローが変わることやITサービスに対して抵抗感を示す方もいましたが、1～2回の説明ですぐに覚え、問題なく使いこなせていました。それくらい操作性が高く、使いやすいシステムだと思います。
万が一分からないことがあっても、カスタマーサクセスの担当の方が丁寧にサポートしてくれるので、助かっています。

導入による効果

御社の今後の展望を教えていただけますでしょうか？

DXEを導入する前のマニフェストの電子化率は約10%でしたが、現在90%まで上がってきました。今後は電子化率100%を目指して、残りの紙マニフェスト先のDXE化を進めていきたいと考えています。
紙マニフェストが減れば、必然的に事務作業が減り、さらには郵送代等のコスト削減にも繋がります。今後もより一層電子化を推進し、業務負担を減らしていきたいです。

最後に、導入を検討している他社担当者へメッセージをいただけますでしょうか？

DXEは排出事業者と収運業者の双方にとってメリットのあるシステムです。お互いの事務作業の負担が軽減しますし、デメリットは無いに等しいと思います。

現在、排出事業者へのDXEに関するご案内は、主に事務員が担当しています。案内する大変さはありますが、後々自分たちの業務が楽になるため、積極的に動いてくれています。
排出事業者にとっても、電子マニフェストの導入は、5年間の伝票保管義務がなくなったり、行政報告が不要になったりと、良い事ばかり。さらにDXEのサービスであれば、排出事業者の費用が掛からず、負担なく始められるので、ご案内しやすいのも魅力の一つだと思います。