決め手は「使い勝手のよさ」。代行起票と電子契約の活用で業務の高度化と効率化を実現。

株式会社メディカルウェイストシステム様は、滋賀県栗東市に本社を置き、滋賀や大阪、京都などの近畿地方を中心に、北陸や東海まで、幅広いエリアで産業廃棄物の収集運搬を行っています。
今回は、他社システムからDXEへ切り替え、マニフェスト業務と契約業務の効率化を実現させた取締役 増田様、事務 高瀬様にお話を伺いました。

導入前の課題

はじめに、DXE導入の経緯についてお聞かせください。

従来は別のシステムを導入していましたが、使い勝手の悪さやコストの負担が大きい点に不満を感じていました。当時最も困っていたのは動作面。システムの処理速度が遅く、操作画面の使いづらさが大きなストレスになっていました。
作業において特に時間を要していたのは、回収現場でのドライバーの作業です。廃棄物を回収する際にお客さまに承認番号を出してもらう必要があり、その承認コードの提示に時間がかかっていました。お客さまに手間をかけることにもなっていたので、システムの乗り換えを検討していました。

そんな折にDXEの存在を知り、機能や費用面、サポートが充実している点に興味をもち、まずは話を聞いてみようとデモの申し込みをしました。
その後、DXEの営業担当者からサービスの詳しい説明を聞き、実際にデモも触ってみて感じたことは、従来のシステムより使い勝手がよく、コストを抑えたいという当社のニーズが叶うということ。
検討を進めていくなかで、機能面においても社内の運用に支障がないと確信でき、検討から1ヵ月で導入に踏み切りました。他社のマニフェストシステムもいくつか調べてはいましたが、DXEを導入することに迷いはなかったです。

導入による効果

導入後の変化について教えてください。

課題だった回収現場での作業は、DXEの導入により、お客さまによる承認番号の提示や、ドライバーによるスマートフォンへの入力が不要になり、作業の短縮化を図れました。
従来は1件あたり1分～5分程度かかっていて、ドライバーによっては事業場を30箇所まわる日もあるので、1日にすると1時間程度のタイムロスが発生していました。
DXEによって自分たちの作業負荷を軽減できたうえに、お客さまの手を煩わすこともなくなり、質の高い業務効率を実現できたと感じています。
また、システムの使い勝手も改善され、従業員の心理的なストレスを軽減することができました。画面が見やすく動作が軽くなったので、以前よりスムーズに運用できています。

社内浸透を図っていく上で、苦労したことはありましたか。

社内への浸透はスムーズに進められたと思います。DXEの簡単な操作マニュアルを作成したのみでしたが、使い方がわからないといった質問はほとんどありませんでした。
最初こそ、操作方法を覚え直すことに抵抗感をもつドライバーもいましたが、一度使い始めてしまえば難しいものではないので、数か月経つ頃にはトラブルもなく安定した運用を実現できていましたね。

DXE Stationを使ったマニフェスト業務のフローを教えてください。

DXEは、事務員2名とドライバー4名で使っています。
マスタ設定を事務員が行い、日々のマニフェストの登録作業は基本的にドライバーが行っています。
マニフェスト登録のフローとしては、事前に受注登録を行い、マニフェストの予約登録を実施。その後、処分場で廃棄物を降ろした際に、スマートフォンを使ってマニフェストの本登録と運搬終了報告を行っています。当日の運搬スケジュールによっては、会社に戻ってから登録している場合もありますね。運搬終了報告は、複数のマニフェストを一括で登録できるので、作業は数分で終わります。

代行起票を進めていくにあたり、工夫していることはありますか？また、お取引先の反応を教えてください。

工夫したことは、排出事業者にお渡しするEDI連携の申込書を自社内で作成したことです。
1枚の申込書に、代行起票の説明だけでなく契約締結に関することや支払い方法についても記載し、取引きにあたり必要な情報を効率的に取得できるようにしました。
お客さまの反応ですが、代行起票の仕組みや、手間なく運用できる点がしっかり伝われば、快く同意いただけるケースが多いですね。

DXE Station電子契約も導入いただいています。こちらの活用状況はいかがでしょうか？

導入前はすべて紙ベースで契約業務をおこなっていたので、電子契約に切り替えたことで業務時間を大幅に軽減できました。
紙の契約書の場合、書類の準備や郵送作業など、契約の締結までにさまざま作業が発生し、膨大な工数を要します。
記入漏れがあった際には、もう一度作り直して再度郵送して…と、非常に手間のかかる業務でした。
契約業務の効率化を課題としてずっと抱えてはいたものの、導入のタイミングを見計らっているような状況が続いていたので、DXE Stationの導入を機に電子契約もチャレンジしようと決意したことが導入の背景です。

紙から電子に変えたことにより、操作に慣れていない取引先へのフォローなど、新たな作業が発生するケースも正直ありました。それでも紙で対応していた頃とは雲泥の差です。導入前と比較すると、業務時間は約8割軽減しています。
さらに、紙や印刷、印紙が不要になることでコストを削減でき、紙の書類にありがちな紛失や破損のリスクも減らせるのでメリットばかり。非常に助かっています。

今後の展望

今後の展望を教えてください。

DXEを導入したことにより、マニフェスト業務を効率化できたり、契約業務のDX化を推進できたりと、さまざまな課題を解決できました。
しかし、まだまだ道半ばです。取引先のなかには、現在も紙マニフェストや紙の契約書でやりとりしているお客さまもいます。電子のシェアを拡大していくためにも、DXEの代行起票や電子契約を今後もフル活用していきたいと思っています。

最後に、他社担当者へメッセージがあればいただけますでしょうか。

現在の自社内の課題や問題点洗い出し、システムを導入することで運用に支障がでないかを事前によく検討することが重要だと思います。
システムの使い勝手がよくなると、作業時間の削減だけでなく、従業員の精神的な負荷の軽減にも繋がります。当社のように操作性や画面の分かりやすさを求める方には、DXEを特におすすめしたいです。