株式会社三峰環境サービス様は、滋賀県を中心に近畿・中部・北陸地方において一般廃棄物・産業廃棄物の収集運搬・中間処理を行っている企業です。
今回は、DXEの導入により紙マニフェスト業務を大幅に削減することに成功した代表取締役 三峰様、営業部 木田様にお話を伺いました。
導入前の課題
はじめに、DXE導入前の課題についてお聞かせください。
弊社は収集運搬業と処分業もやっているため、持ち込まれる分も含めて紙マニフェストの量が毎日膨大だったんですね。そのマニフェストを処理するのに事務員が常に2～3人とられている状態でした。
紙マニフェストの作業は、まずマニフェストを作るところから始まって、パソコンへの打ち込み、処分場の印字、お客さまへ郵送…と手間がすごく取られる。あとは、E票の管理も大変でした。お客さまから「まだ返ってきてないんだけど」と言われたり、お客さまがマニフェストをなくされた時のやり取りだったりとか…。
その中でも、一番困ったのが6月の行政への報告の取りまとめです。日々やっていれば良かったんですけど、それが出来ていなかったもので、すごく大変でした。「なんとかならないかな」っていうのは毎年言っていたんです。
大変な負担を感じながら業務をこなされていたんですね。そんな中で、DXEの導入に至った経緯についてお聞かせいただけますか。
まずは「紙をやめたい！」というのが一番にありました。資源の削減というのもありますし、とにかく時間がとられすぎる。電子マニフェストにすれば、それだけ人のロスも時間のロスもなくなるので、どうしても導入はしたかったんです。
社内で電子マニフェストを始めるための計画を立てるにあたって、「C料金（※）を利用していこう」ということになり、排出事業者を集めていたんですね。ちょうどそのタイミングでDXEさんから、C料金を使った代行起票システムのお話がありました。
もともとDXEのサービスについては知っていたので、じゃあもうそのシステムに乗っけてもらったほうが僕たちも楽だよね、ということですぐに導入を決めました。もともと社内にあった計画に、DXEのシステムがジャストフィットした形ですね。
（※）C料金とは？
C料金とは、JWNET の排出事業者用の料金区分のひとつで、団体の利用代表者が加入者の利用料金を代わりに支払う仕組みです。JWNETを利用する際の排出事業者の負担を軽減できるため、スムーズな加入を実現することできます。
ただし、利用代表者となる手続きとして20者以上加入者を集める必要があることや、加入者の手続きなどの業務を利用代表者が行う必要があるため、業務負荷が増加してしまう点がデメリットとして挙げられます。
DXEのサービスでは、DXE株式会社が利用代表者のC料金を、排出事業者にご利用いただくことが可能です。収集運搬業者と排出事業者の双方に業務負荷をかけることなく、スムーズな電子化をサポートします。
導入による効果
DXEを導入したことによる効果や実際に使ってみた感想を教えてください。
導入前は、一人のスタッフがマニフェストに一日5～6時間くらいかかりっきりでしたが、作業時間が半分ぐらい、枚数的には1/3ぐらいになりました。紙を置いておくスペースが空いたので見た目もすっきりしました。
DXEはシステムも本当にシンプルで使いやすく、スムーズに取り入れられました。
最近のアップデートでは、あるといいなと思っていた収集運搬報告の機能が実装されて、すごく使いやすくなりました。欲しい機能がアップデートでどんどん追加されています。
マニフェスト業務の時間が減ったことによる、副次的な効果がありましたら教えていただけますでしょうか。
やはり、他の業務に目を向ける時間ができたというのが大きいです。
社内のDX化のため、社員にデジタル人材の育成セミナーを受けてもらっているんですが、もしまだ紙マニフェストの作業があったら、このセミナーを受ける時間はなかったと思います。
他にも、契約書の作業であるとか、営業の手伝いや営業活動であるとか、いろいろな業務に従事してもらっていて…マニフェストばかりやっていたら、そういった時間も取れなかったです。
これまで、慢性的にマニフェスト作業に引っ張られて「人がいない」「時間が足りない」と言っていましたが、そういう部分がなくなりましたね。定時を過ぎてもマニフェストの入力をしている、ということもなくなりました。
お取引先にDXEをご案内する際、どのように優先順位を決めましたか。また、ご案内はどのようにされていますか。
紙マニフェストの負担が大きいところからご案内しました。廃棄物の量が多いところ、コンテナの交換頻度が多いところからですね。
DXEに切り替えた取引先の数は全体から見て半分いっていないぐらいなんですが、どこもマニフェストを多く発行しているところばかりなので、マニフェストの枚数的には1/3になりました。
ご案内方法としては、営業がまずお客さまにサービスの紹介をさせてもらって、その後は社内にバトンパス。基本的にはメールでやり取りをして、申込書もメールに添付して送っていただいています。
パソコンが苦手なお客さまには、直接会社に訪問させてもらったりもして。実際に画面を見せながら「JWNETとは」というところからの説明や、「運用を始めたらこうなりますよ」っていう操作のレクチャーをさせてもらった場合もありました。事務員さんが一人しかいないところや、お電話で喋るよりも、なんとなく「あ、直接行ったほうがいいかな？」って思ったところに伺っています。お客さまの反応を見ながら対応させていただいていますね。
なるほど。他にも何か工夫した点はありますか？
「電子マニフェスト代金を弊社の方で負担します」っていうのをPRしましたね。
お客さまは電子マニフェストを始めるにあたって、「お金がかかるんだったら紙のままでいい」とか、「年会費がかかるならやめとく」とか言われることが多いので…もし電子マニフェストにしてもらったらマニフェスト料金はサービスしますよ、と。
それと同時に、紙マニフェストに関しては、郵送代も変わりますので値上げをし、なんとか電子の方に誘導できるように話をしました。
今後の展望
御社の今後の展望を教えてください。
電子契約、電子マニフェストで社内のシステム化、アプリ化っていうのがもう終わっていますので、次考えているのは電子伝票。伝票も電子にしてしまえば、事業所で処理したものも運転手が処理したものも、情報がすべて本社に回ってくるようにできるので、全部一括で管理できるようになります。目指せ電子化100%！
最後に、他社担当者へメッセージがあればいただけますでしょうか。
うちはもともと電子マニフェストを進めていて、電子化へのハードルが低かったとは思うんですけど、紙をずっとやられている方でも、紙は絶対やめたいはずなんですよ。
DXEはC料金を活用したサービスですが、産廃業者さんの中でC料金まで知っている人はほとんどいない。そういったことを知っているというだけで、すごく大きいと思いますね。システムの説明を一回きちんと聞いてもらえれば、絶対に導入ができると思います。
株式会社三峰環境サービス
