「マニフェスト担当者がいないと、現場が止まる」—月2,000件のマニフェスト業務を、誰でも回せる体制へ

静岡県浜松市を拠点に、一般廃棄物および産業廃棄物の収集運搬業と中間処分業を展開されている東名興産株式会社様。焼却、脱水、蒸発濃縮、肥料化、破砕と複数の処理施設を持ち、マニフェストの処理件数は月1,500〜2,000件にのぼります。

同社では長年、マニフェストを管理するシステムの動作の重さや紐付け作業の負担に加え、マニフェスト業務を扱えるのが3名に限られ、担当者が不在だと業務が止まってしまうという課題を抱えていらっしゃいました。

「DXE Station」の導入によってそれらの課題がどのように解決されたのか。営業と部門管理、および優良認定制度にもとづく情報公開を担当されている竹谷様にお話を伺いました。

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【お話を伺った方】
東名興産株式会社 竹谷様

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事業内容と担当業務

1日約50件。5つの処理施設で受け入れる

――はじめに、御社の事業内容と竹谷様のご担当業務を教えていただけますか？

弊社は大きく2つの事業を行っております。1つ目が一般廃棄物の収集運搬と再生処分、もう1つが産業廃棄物の収集運搬業と中間処分業です。焼却施設、脱水施設、蒸発濃縮施設、肥料化施設、破砕施設といった処理施設を保有しており、これらを用いて中間処分を行っております。

私の主な担当は営業ですが、部門管理などの業務も兼任しております。DXEに関連する業務としては、弊社で中間処分した後に発生する二次廃棄物のマニフェスト発行や、お客様のマニフェストの代行起票を行っております。さらに、優良認定制度における情報公開も担当しており、毎月の収集運搬と処分の実績を作成・公表しております。

――一般廃棄物と産業廃棄物、両方を手がけていらっしゃるのですね。日々の処理件数はどれくらいでしょうか？

弊社では特定有害以外の産業廃棄物を幅広く扱っております。取引先様も数百社にのぼり、事業形態も多岐にわたります。取扱件数はあくまで目安ですが、1日約50件、月間で申しますと1,500件から2,000件ほどになります。

導入前の課題

朝いちばんの「検索中」と、100件超の紐付けをやり直す作業

――DXE Station導入前、マニフェスト管理で特に負担に感じていた部分を教えてください。

以前は、ハードディスクでマニフェストを管理するシステムを運用しておりました。長年運用する中でデータ量が蓄積し、動作が遅くなってしまう点に課題がありました。

特に負荷が大きかったのが朝の起動直後です。非常に動きが重く、検索やマニフェストの発行をしようとしても長時間の「検索中」表示が続き、業務が進まない状態が大きなストレスとなっていました。

――日々の業務の入口でつまずいてしまうわけですね。そうした中で、1日の業務のうち特に神経を使っていた作業はありましたか？

以前のシステムはマニフェストの内容を1件ずつ手入力する仕様であったため、処分方法などの入力ミスを防ぐことに特に神経を使っていました。

とりわけ負担が大きかったのが二次マニフェストの紐付け作業です。弊社は焼却施設を保有しているため、1回の処理で100件以上の紐付けが必要になります。仮に1件でも入力を誤ると、一度設定した紐付けをすべて解除し、最初からやり直さなければなりませんでした。ここは担当者も非常に気を配っていた部分です。

また、現場での課題として、お客様のもとへ伺った際に「マニフェストが用意されていない」と言われるケースが度々発生していました。回収作業が行えないためそのまま引き返さざるを得ず、効率面での大きな課題と感じておりました。

3人が出払うと、業務そのものが止まる「属人化」の壁

――事務所にも現場にも影響していたのですね。この業務を担える方は限られていたのでしょうか？

はい、まさにその点が大きな問題でした。従来、マニフェスト管理は私を含む3名で担当していたのですが、この3名が不在になると業務が完全に止まってしまう状況でした。

しかし、そのうち2名は営業がメイン業務であるため、日中はほぼ外回りに出ております。結果として、マニフェスト担当者が不在になると対応できる社員がおらず、業務が進まない状態に陥っていました。

導入の決め手

決め手は、同業他社がすでに使っていた「実績」

――DXE Stationを知ったきっかけと、導入の決め手を教えてください。

最初に知ったきっかけは、弊社の社員が展示会でDXE様の製品を見つけてきたことです。当時は既存システムの不具合に悩んでいたため、「これなら課題を解消できるかもしれない」と期待したのが始まりでした。

もう1つの決め手となったのが、兵庫県の同業他社様への訪問です。すでにDXE様を導入されており、現場での具体的な評価を直接伺えたことが導入の後押しとなりました。

私自身も業務効率化につながるシステムへの移行は大賛成でしたので、社内での導入決定はスムーズに進みました。

社内への浸透

3人しかできなかった業務が、誰でも回せるように

――導入を決められてから、実際に社内へ運用を浸透させていく中で、工夫されたことや苦労された点はありましたか？

社内での導入にあたっては特に懸念を示す意見もなく、非常にスムーズに浸透いたしました。

以前は私を含む3名のみで運用しておりましたが、導入後は他の事務を担当するスタッフ2名も扱えるようになりました。

特別な工夫や苦労をすることもなくスムーズに移行できたのは、御社のシステムが非常に使いやすく、初めて触る担当者にとっても直感的に理解しやすい設計になっているからだと実感しております。

――事務員のお二人が使われるようになったのは、もともとそう割り振る計画だったのでしょうか？

システムの操作性が高く「これなら任せられる」と判断したことがきっかけです。

当時、私ともう1名の営業が新工場の稼働準備に伴い、マニフェスト業務への関与が難しくなるタイミングでした。そこで担当者不在時のバックアップとして事務員への共有を図ったところ、想定以上にスムーズに運用を引き継ぐことができました。

導入後の効果

『とにかく物が運べる状況になる』～属人化からの解放～

――導入前は「ご担当者3名がいないとどうにもならない」というお話でした。導入後、その点はどう変わりましたか？

一番大きな成果は、従来の担当者3名が不在であっても、緊急時に即座にマニフェストを発行できる体制が整ったことです。

二次マニフェストに関しても、先行して発行しておけば後から紐付け作業が行えます。万が一の際にも誰かが発行対応を行えるようになり、業務の属人化から解放されたことは非常に大きな変化だと感じております。

DXEを利用することで現場の収集運搬を止めずに運用できる状態が作れるため、実務において極めて価値のある改善となっています。

マニフェスト担当者が、午前中で帰る日も出てきた

――体制の変化に加えて、業務時間の面ではいかがでしょうか？

マニフェスト管理業務にかかる時間が大幅に削減されました。現在の担当者は処理が非常に早く終わるため、業務状況に応じて午前中で退勤することもあります。それほどまでに大幅な業務効率化が達成されたのだと実感しております。

――現在は新たな焼却施設の稼働も進めていらっしゃいます。もしDXE Stationがなかったとしたら、今どうなっていたと思われますか？

取扱件数が増加しているため、従来システムでは担当者の業務量が相応に増大し、定時内に処理を終えることが難しかったと推測されます。

また、以前のシステムは運用開始から10年が経過し老朽化していたため、そのまま運用を続けていれば多大なストレスを抱えながら業務を行うことになっていたと考えております。

――紙の管理という面ではいかがでしょうか。

二次廃棄物のマニフェストに関してはすべてDXE Stationで発行しているため、紙での管理が不要になりました。結果として、保管用の倉庫などを新たに用意する必要もなくなりました。なお、排出事業者様から紙での発行をご希望された場合のみ、個別に紙で対応しております。

紙をやめて消えたコストとリスク

郵送代と人件費、そして「届かない」事故

――紙のお話が出ましたが、紙マニフェストで運用していた頃は、コスト面でどのような負担がありましたか？

電子化による一番のメリットは、各種受領票（B2票、C2票、D票、E票など）の郵送作業が不要になった点です。これまで発生していた郵送費用や発送業務に伴う人件費の削減効果は非常に大きいと感じております。

また、紙マニフェスト運用時の問題として「郵便事故による不着リスク」がありました。発送したものがお客様のもとに届かない場合、本票であるC1票をコピーして代替送付の案内を作成し、事前にメール送付を行った上で原本を再送するなど、二重三重の手間が発生しておりました。

電子化へ移行したことで不着リスクそのものが解消され、業務コストの削減だけでなく、お客様からの信頼維持という観点でも非常に大きな効果を得られています。

現在お取引のあるお客様の中にも、紙マニフェストの保管や失くすリスクを考慮し、電子化への切り替えをご検討・ご相談いただいているケースもございます。

保管の負担と、5年間の保存義務からの解放

――まさに今、切り替えのご相談が動いているのですね。そうして排出事業者様に電子化をご提案される際、特に反応が良かったポイントはありますか？

まず評価されるのは費用面です。DXE Stationを活用することで排出事業者様側のJWNET基本料金等(※1)が不要になる点は、大きなメリットとして受け止められています。

また、紙のように5年間の保存義務や保管場所の確保が不要になる点も好印象を持たれます。年間を通して多くのマニフェストを発行する事業者様ほど保管スペースが課題となりやすいため、その負担から解放されることは大きな魅力のようです。

紛失リスクがなく、過去のデータ検索も容易に行えるため、従来の管理に伴う負担は大幅に軽減されていると感じます。

――電子に切り替えて、排出事業者様や行政への対応で困った場面はありませんでしたか？

全くございません。行政の立ち入り検査の際も、電子マニフェストの画面を提示するだけでスムーズに対応を終えることができております。(※2)

同業他社の皆様へ

「排出事業者向けというより、私たち産廃業者向けのシステム」

――最後に、マニフェスト管理を担当されている同業他社の皆様へメッセージをお願いします。

実際に利用している立場として、DXE Stationは非常に使いやすく、排出事業者様向けという以上に、私たち産業廃棄物処理業者にとって最適なシステムだと実感しております。ご関心のある企業様にはぜひ活用をおすすめしたいです。

サポート体制も非常に充実しており、不明点が発生した際も迅速に対応していただけるため安心感があります。ぜひ多くの同業他社様にご活用いただければと思います。