一元管理とは？導入するメリット・デメリットや成功させるコツを紹介！

業務効率化や生産性向上の効果が見込める「一元管理」。
一元管理とは、企業や組織内部でバラバラに管理されている経営資源を、一箇所に集約して管理する手法です。
実際に取り組もうと考えているものの、詳細やメリット・デメリット、実施時のポイントが分からない方も多いのではないでしょうか。
導入に当たっては、これらを明確に理解しておくことが欠かせません。

そこで本記事では、一元管理の概要や一括管理との違い、一元管理の対象となる経営資源などを解説します。
記事後半では、一元管理のメリット・デメリットに加えて成功させるコツもご紹介するので、一元管理の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

一元管理とは？

一元管理とは、企業や組織で散らばって管理されている複数の情報やデータ、資源を一箇所に集約し、統括して管理する手法です。詳しくは後述しますが、一元管理の対象となるものには、顧客情報や在庫データ、従業員の勤怠データなどが挙げられます。

一元管理を推し進めることで情報が可視化されるため、アクセス性・検索性が向上したり、データ分析に基づいた意思決定を実施できたりします。
その他、作業効率化や無駄なコスト削減、従業員のモチベーションアップにつながることもメリットです。

一元管理すべきものは、大きく「個人業務に関わるもの」と「社内全体の業務に関わるもの」の2つに分けられます。

前者の「個人業務に関わるもの」は、各々のパソコンで実行するタスクや個々のスケジュールなどです。
これらの管理方法が統一されていない場合、属人化のリスクが高まるだけでなく、組織の力の強化も難しくなります。こうした業務は、マネージャー職や管理職が中心となり、一元管理を進めていくことが重要です。

後者の「社内全体の業務に関わるもの」には、部署間を超えて管理すべき在庫情報や顧客情報などが含まれます。
部署間のコミュニケーションに手間がかかると、それだけ情報共有が滞り、業務効率が低下します。後述するITシステムや、ツールを導入するのがポイントです。

一括管理との違い

一元管理とよく混同される言葉に「一括管理」が挙げられます。確かに両者は似ている概念ですが、重要な違いがあります。

一括管理とは、さまざまな情報やデータを一箇所に集めて管理することです。ここでは、あくまでも集約する行為自体に重点が置かれます。

一方で一元管理は、情報やデータを集約して管理するのはもちろん、その管理方法も統一する意味合いが含まれます。一元管理は一括管理を包括する、幅広い概念だとイメージするとよいでしょう。

一元管理の対象となる経営資源

一元管理の対象となる経営資源には、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」が挙げられます。「4大経営資源」とも称されるそれぞれの概要やどのように一元管理するのかを、詳しく見ていきましょう。

ヒト

「ヒト」とは、主に人的資源のことです。ここでいう人的資源には、入社したばかりで教育や研修段階の新入社員や、熟練の管理職、人事に携わる職種など全ての人が含まれています。
企業が顧客へ提供できる価値を最大化させながら、利益を拡大させ経営を維持するためには、ヒトが重要となるのです。

いくら競合より優れたサービス、顧客から求められる製品を提供しても、ヒトの管理がうまくできていないと事業全体の持続性はありません。
従業員の経歴や実績、勤怠状況などのプロフィールを一元管理することで、個々の能力や業績を正確に把握でき「この業務にはAさんが適している」「Bさんを次の事業のプロジェクトリーダーにする」などのように、人材を適材適所に配置できます。

モノ

「モノ」は、大きく分けて「顧客に提供するサービスや商品」と「経営に必要な建物や設備等の資産」の2つがあります。

企業規模や事業規模が大きくなるにつれ、これらの詳細を把握するのは難しくなります。一元管理を進めずに管理すると、過剰在庫や必要な資産の不足などにつながる可能性があるでしょう。

モノを適切に活用するには、一元管理を推し進めていくことが重要です。企業全体の生産性を向上させるためには、部署間を超えた情報共有がポイントとなります。

カネ

「カネ」とは、企業活動の継続や事業拡大に不可欠である資金全般を指します。
これには、起業準備金や資本金、銀行からの借入金、補助金・助成金、事業運営や事業拡大に必要な運営資金などが含まれています。
カネはヒト・モノ・情報を得るための手段として用いることができ、カネが尽きることはすなわち事業継続が困難になるため、極めて重要な経営資源です。

これほどまでに重要なカネを一元管理すれば、人為的ミスによる消失を防げる他、適切な経営資源への分配を実施しやすくなります。大企業では、子会社や関連会社の資金を一元管理する動きも見られます。

情報

経営資源といえば、先述した「ヒト」「モノ」「カネ」を指すことが一般的でしたが、ITが発達した現代では「情報」も重要な経営資源に数えられます。

「情報」とは、企業が保有する従業員や顧客のデータ、市場動向、マーケティングに関する数字、技術やノウハウなどの無形資産の総称です。
一元管理を導入し、部署間を超えた情報共有を可能にすれば、業務効率化につながるのはもちろん、データに基づいた意思決定もスムーズに実行できるでしょう。

情報は、高い価値があるからこそ、取り扱いには十分気を付けなければなりません。
一元管理は、情報の漏えいリスクを下げ、セキュリティレベルを高めることにも貢献します。

一元管理を導入するメリット

一元管理を導入すると、以下に挙げるメリットが得られます。

• 作業効率化につながる
• 従業員のモチベーションを維持できる
• 業務を標準化できる
• ケアレスミスを減らせる
• 社内の情報伝達スピードが上がる
• データ分析を正確に素早く行える
• 情報漏えいを防げる

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

作業効率化につながる

一元管理を導入すると、作業効率を高められる点がメリットです。

例えば、複数のアカウントを使って業務を行っている場合、一つひとつのアカウントでログインしては小さなロスが生まれ、トータルで見ると大幅な時間損失になります。
そこで複数のアカウントを一つの画面で管理できるようにすれば、ログインや画面切り替えの手間を省くことができ、作業時間の短縮に期待できます。

単純業務の時間と手間を減らせば、その分創造的なアイデアを考えたり、生産的な業務を実行したりするのに、より多くの時間を割り当てられるでしょう。

従業員のモチベーションを維持できる

一元管理は、従業員のモチベーションの維持にも役立ちます。これは人材情報の一元管理により、従業員のスキルや経験、状況を適切に評価できるようになるためです。

従業員がモチベーションを維持できない原因には、「仕事の成果を正当に評価してもらえないこと」が代表例に挙げられます。しかし実際のところ、自らの記憶を頼りにタスクを管理している人は一定数います。
「ヒト」の情報を適切に管理できず、評価項目や基準がバラけていると自ずとそうなってしまうでしょう。一元管理により評価項目を統一すれば、従業員の仕事内容を客観的に判断できるようになります。

また、仕事量が膨大で心身ともに疲弊してしまうのも、モチベーション低下の原因の一つです。勤怠状況を把握できるようになれば、適切な仕事量を割り当てることができるでしょう。

業務を標準化できる

業務の標準化は、従業員のスキルや経験によらず一定のパフォーマンスや成果を出すために重要です。特定の従業員にしか業務を遂行できなかったり、アウトプットに差が生まれたりする「業務の属人化」を防ぐことができます。

企業全体で推し進めていくべき業務の標準化ですが、業務内容を可視化できていないことで実行できていないケースが多々あります。

そこで役立つのが、一元管理です。一元管理により、社内の情報やノウハウが一箇所に集約されるため、業務に必要なものを適宜自分のタイミングで確認できるようになります。

ケアレスミスを減らせる

タスクを記憶で管理しようとすると、失念による納期遅れをはじめとするミスが起こる確率が高まります。

小さなケアレスミスが、企業経営に影響を及ぼす可能性があるため、徹底して潰していくことが重要です。一元管理には、ケアレスミスを減らせるメリットもあります。
作業内容や納期、着手の有無、進捗状況、保留中などの情報を可視化すれば、ケアレスミスによる問題やトラブルを減らせます。

社内の情報伝達スピードが上がる

インターネットやSNSが発達した現代では、重要な経営資源である情報は日々更新されていきます。これらのスピードに対応していくためには、社内の意思決定や情報伝達のスピードも高めていくことが必須です。

部署や組織ごとに異なる形で管理されていた情報を一元管理すれば、社内の情報伝達スピードが上がる点もメリットに挙げられます。バラバラに散在して管理されていた情報を整理し体系的に管理すれば、従来よりもずっと活用しやすくなるでしょう。

各部署間のコミュニケーションも円滑にできるため、イノベーションや新たなアイデアが生まれる効果も期待できます。

データ分析を正確に素早く行える

一元管理により、データの有効活用に加えて、データ分析の素早い実行も可能となります。ヒト・モノ・カネ・情報などをはじめとする経営資源を集約して管理してデータ分析に用いれば、より実践的な経営判断に役立てられるでしょう。

特に、大量のデータを扱う企業やビジネスモデルでは情報の一元管理が重要です。データをリアルタイムで更新して常に最新の情報を反映させれば、それに基づいた施策を迅速に実行できます。

情報漏えいを防げる

セキュリティの観点からも、一元管理にはメリットがあります。特に、情報漏えいを防げるのが大きな利点です。

顧客情報や従業員のデータ、競合企業の分析結果などの重要な情報を分けて管理している場合、各管理ポイントで漏えいリスクがあるため、セキュリティ対策が必要となります。また複数の管理ポイントがあると、漏えいに気づくまでに時間もかかってしまうでしょう。

そこで情報を一元管理すれば、管理ポイント増加や人為的ミスによる漏えいリスクを低減できます。

一元管理を導入するデメリット

一元管理には、先述したメリットだけでなくデメリットも存在します。主なデメリットは、以下の通りです。

• システムの導入・運用に費用がかかる
• 社員一人ひとりの理解が必要になる
• マニュアルの作成が必要になる

それぞれのデメリットを詳しくご紹介します。

システムの導入・運用に費用がかかる

一元管理を導入するには、そのシステムの導入・運用にコストがかかる点がデメリットとなります。

単に「一元管理をするとメリットがありそうだから」「情報の管理が楽になりそうだから」などの理由で導入すると、コストに見合った効果が得られない可能性があります。
一元管理用のシステムを導入する際は、自社の状況を鑑みた上で「必要な機能はそろっているか」「コスト以上のリターンを得られるか」などを熟考しましょう。

併せて、「なぜシステムが必要となるのか」「システムの導入でどのような課題を解決したいのか」などを明確にしておくことがおすすめです。

社員一人ひとりの理解が必要になる

経営資源の一元管理を上層部やマネージャー職がトップダウン式で進めると、現場は混乱してしまい、不信感が募ることになってしまいます。こうした状況を避けるためには、社員一人ひとりの理解を得ることが欠かせません。

一元管理を推進するに当たっては、システムの導入や体制の変化により、これまでの業務フローが大きく変わる可能性があります。導入初期は、従来よりも生産性や業務効率が落ちることも考えられます。

なぜ一元管理を進めるのか、進めるとどのような効果があるのか、業務フローは具体的にどう変わるかなどを、社員にあらかじめ共有しておきましょう。導入によるデメリットも、忘れずに伝えてください。

マニュアルの作成が必要になる

導入前後は変動した業務フローやシステムに慣れることに忙しい中、マニュアルの作成も求められるため、わずらわしさを感じる場合もあるかもしれません。

しかし、一元管理を導入した後に、それぞれの社員で異なる方法で業務を遂行したり、別々の管理方法を実行したりしてしまうと、導入の効果を最大限引き出せません。こうした状況を避けるためには、マニュアルの作成が必要です。

業務に携わる従業員によらず一定の成果やアプトプットを出せるように、ルールや規則を決めておきましょう。

一元管理を成功に導くコツ

一元管理を成功に導くためには、以下のポイントを意識してください。

• 一元管理の目的を明らかにする
• 一元管理の対象を絞っておく
• 社員への周知・教育を徹底する
• 誰でも使いやすいシステム・ツールを導入する

それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

一元管理の目的を明らかにする

まずは、一元管理を導入する目的を明らかにしておきましょう。どれだけ優れたシステムや仕組みを取り入れても、社内全体で一元管理に取り組む意義やメリット、効果を実感できていなければ、その効果を最大限引き出すことは難しいでしょう。

経営層や各部署のマネージャー職・管理職を中心に、「なぜ導入するのか」「導入によりどのような課題を解決したいのか」などを明確にしておいてください。それらを現場の従業員にも共有し、理解を得ることが重要です。

一元管理の対象を絞っておく

社内の経営資源の全てを一元管理するのは、コストやリソースの観点から考えると現実的ではありません。そのため、一元管理の対象をあらかじめ絞っておきましょう。

一元管理を導入するために、かえって作業効率や生産性が落ちては本末転倒です。サービス・製品の品質を維持しながらも、早急に解決したい問題や経営課題に優先順位を付けて取り組みましょう。

社員への周知・教育を徹底する

一元管理を進めるに当たっては、社員への周知・教育を徹底するのが重要です。なぜ取り組むのか、導入するシステムの具体的な操作方法などを事前に共有しておきましょう。

一元管理は一時的に現場に混乱が生じる可能性があるので、サポート体制を整えておくのもポイントです。

誰でも使いやすいシステム・ツールを導入する

一元管理は主に、システムやツールを用いて行うのが一般的です。そのシステムやツールの操作に手こずったり、現場レベルの課題に即していなかったりすると無駄になりかねません。

機能面やコストはもちろん重要な要素ですが、併せて誰でも使いやすいかも十分考慮して選定しましょう。

そのためには、現場の業務フローの状況と課題を明確に把握しておく必要があります。これらを把握しておけば、導入前後にどれだけ効果が得られたかを客観的に判断できるようにもなります。

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