電子契約とは？導入するメリット・デメリットや流れ、注意点など徹底解説！

働き方改革やDX化などが推進される中で、電子契約は今や当たり前の存在となってきています。導入すれば契約書の作成や送付などの作業が簡単に行えるようになり、業務効率が格段に高まります。

とはいえ、電子契約にはメリットだけでなくデメリットも存在するため、どちらの面も把握した上で導入を決断することが大切です。

そこで本記事では、電子契約の基礎から、導入するメリット・デメリット、導入フロー、注意点などを幅広く解説します。業務効率化のためペーパーレス化を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子契約とは？

電子契約とは、電子文書に署名することで交わされる契約のことです。署名や押印・電子文書の送付、保管など、全ての工程をオンライン上で行います。

従来の紙の契約書は対面・郵送でないと署名・押印できなかったため、時間と手間がかかり生産効率の低下につながっていました。しかし電子データであれば、時間や場所に捉われません。

例えば、従来の契約書では郵送の往復により契約締結まで数日は必要でしたが、電子データならメール・チャットで送るだけなので、ビジネススピードが加速するのはもちろん出社の必要もなくなります。

また書面とは違い、改ざん防止のために下記を証明するタイムスタンプが押されるのも特徴です。

• 特定時刻に電子データが存在していたこと
• それ以降に改ざんされていないこと

簡単に編集できないように、電子署名やタイムスタンプによって真正を証明します。

他にも書類を保存しておく手間やスペースが不要になるなど、多くの利点があることから、脱ハンコの推進やテレワークの増加などに伴って注目が集まっています。

電子契約と書面契約の違い

電子契約でも書面契約でも大枠は変わりませんが、細かな部分で違いがあります。どのような違いがあるのか、解説します。

法的効力は同じ

電子契約であっても、従来の書面契約と同じ法的効力を有します。電子署名法第三条において、電子署名や電子証明書、タイムスタンプが付与された電子契約は、書面契約と同じ法的効力が認められています。

「押印しないのに大丈夫なの？」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、そもそも押印はあくまで商習慣の一つで、法的効力はありません。そのため押印がなくとも、本人が契約したと証明できれば、法的に効力のある契約を締結できます。

※参考：e-Gov.「電子署名及び認証業務に関する法律」（入手日 2024-05-20）

その他の違い

電子契約であっても書面と同じ法的効力を持つことから、契約としてはどちらを選んでも法的には問題ありませんが、細かな部分で下記のような違いがあります。

	書面契約	電子契約
媒体	紙	PDFなどのデータファイル
送付方法	郵送・対面	メール・チャット
押印	必要	不要
本人証明	印鑑登録	電子署名・電子証明書
改ざん防止策	契印・割印	タイムスタンプ
保存方法	物理保存	クラウド・サーバーへ保存
印紙税	必要	不要

電子契約に切り替えるメリット

従来の書面契約から電子契約に切り替えることで、大きく7つのメリットがあります。生産性の向上や働き方改革などの実現につながるので、自社の課題解決に繋がるかチェックしてみましょう。

業務効率化につながる

電子契約の最大のメリットが、業務効率化につながることです。書面で契約を結ぶ場合、書類の作成・印刷・製本・押印・郵送・保管と複数の工程があり、契約数が増えるほど多くの手間と時間がかかってしまいます。

電子契約であれば、全てオンライン上で行われるため、手間のかかる事務作業を省略可能です。
すぐに必要な書類を検索できるので、紙の契約書のように書類の束から探し出す必要もありません。

また自社だけでなく、取引先にとっても業務効率化につながるので、良好なビジネス関係の構築にもつながります。

このように今まで契約にかかっていた時間や労力を削減できることで、本来注力すべき作業にリソースを割けるようになり、生産効率が高まります。

コスト削減になる

書面契約時に発生したコストが不要になるため、さまざまな面でコスト削減にもつながります。

例えば、以下のような費用が不要になります。

• 印刷代
• コピー用紙代
• インク代
• 封筒代
• 印紙代
• 郵送費
• 保管費用
• 人的コスト

いずれも一つひとつはそれほど大きな金額ではありませんが、積もり積もれば大きなコストとなります。毎月の契約数が多い企業ほど、コスト削減の恩恵を実感しやすいでしょう。

また、電子契約の場合は印紙税の課税対象ではないため、契約金額に応じて費用が高まる収入印紙が不要になるのもメリットです。特に建設業や製造業など大口契約を締結する機会の多い業種はコストを大きく削減できます。

保管・管理を効率化できる

電子契約の場合、契約書を電子データで保存できるため、契約書類の保管・管理の効率がアップします。紙の契約書を保存するにはファイルや書棚が必要となり、場合によっては専用の部屋が必要になるケースもあるため社内のスペースを圧迫しがちです。

電子契約書であればクラウドやサーバーへ保存できるので、物理的な保管スペースが不要なことに加え、紛失してしまうリスクも抑えられます。

電子データの閲覧権限は制限できるため、社外・社内を問わず無関係な人に契約内容を見られる心配がなく、情報漏えい対策にもなります。

また検索やフィルタリングの機能もあるため、必要なデータの閲覧・整理を簡単に行えます。いつでも契約内容を確認することが可能です。

契約手続きの過程を可視化できる

契約手続きが完了するまで、過程を可視化できるのも電子契約のメリットです。

書面契約の場合、郵送後は先方がいつ内容を確認し返送を行ったのかなどの過程を把握できません。たとえ時間がかかっていても頻繁には催促しにくく、スムーズに契約を結べないケースもあるでしょう。

電子契約であればプロセスが可視化されるため、どの段階まで進んでいるのか、停滞していないか確認できます。先方が忘れていたり気付いていなかったりしても、すぐにリマインドして対応を促せます。

また、郵送とは違い「もう返送したはず」「届いていない」といった行き違いによるトラブルの発生も防止できます。

不正・改ざんを防げる

紙の契約書よりも、不正・改ざんを防ぎやすいのもメリットです。

書面での契約は、いつ・誰が書いたのかを証明することが難しく、改ざんの疑いがあっても調査は困難です。

対して電子契約は、いつ・誰が契約を交わしたのかがクセス制限の機能なども備わっているので、改ざんされるリタイムスタンプによって残ることに加え、本人証明の仕組みや、アクセス制限の機能なども備わっているので、コンプライアンスを強化できます。

署名のために出社する必要がなくなる

電子契約はいつ・どこからでもサインできるので、署名のためだけに出社する必要がなくなります。全工程がオンライン上で完結するため、自宅や出張先からも契約手続きを進められます。

時間と場所を選ばない働き方に適しているので、リモートワーク・テレワークを導入している企業や、今後移行を検討している企業にとって、電子契約の導入はなくてはならないシステムです。

契約締結に時間をかけずに済む

契約締結までがスムーズで、時間がかからないのも電子契約の魅力です。

書面契約の場合、先方へ契約書を郵送し、返送されるまで期間が空くため、数日～1週間以上かかることも多く、返送に時間がかかる場合は、数週間～1カ月ほどかかるかもしれません。

対面で契約を結ぶ場合でも、取引相手との日程調整や打ち合わせ準備も必要となり、ある程度時間がかかってしまうでしょう。

電子契約であれば送信・返信をすぐに行えるため、即日での契約締結も可能です。進捗を把握できるので、遅れがあってもリマインドしやすくスピーディーな締結を促せます。

電子契約に切り替えるデメリット

電子契約に切り替えるメリットは多岐にわたりますが、いくつかデメリットも存在します。電子契約に切り替えてから後悔しないように、あらかじめ把握しておきましょう。

取引先の合意が必要

電子契約は自社だけでなく、取引先の理解・同意が必要になるため、自社だけの判断で導入できるものではありません。

そのため電子契約を導入する際には、取引先にも電子契約システムを利用するよう依頼する必要があります。取引先が電子契約を未導入の場合は、メリットや法的効力、運用の仕組み、流れなどを説明して、不安を解消できるようにフォローする必要があります。

従業員への周知・教育が必要になる

取引先だけでなく、自社社員への周知・教育も必要になります。
新たなシステムを導入する際は、既存の業務フローの見直し・変更が必要です。
社員へ導入の経緯・必要性を丁寧に説明するのはもちろん、場合によっては社員教育・研修の実施も必要となるかもしれません。
社内の実務状況を考慮した上で、導入に向けて調整を進めることが大切です。

情報漏えいのリスクを伴う

情報漏えいのリスクがあるのも、デメリットだといえます。

本来であれば電子契約は機密性が高く、アクセス権限を持つ限られた人にしか見られないようになっていますが、自社もしくは取引先の管理がずさんな場合、外部に情報が漏れるかもしれません。

例えば、閲覧権限の設定ミスで誰でも見られる状態になってしまっていると、契約と関係のない社員や第三者に見られてしまう可能性があります。

さらに、電子契約で締結した契約書データは、サーバーやクラウド上に保存されるため、サイバー攻撃により改ざん・漏えいするリスクもあります。

電子契約システムには高度なセキュリティが施されていますが、サイバー攻撃による被害を全く受けないとは断言できません。そのため導入時には、どのようなセキュリティ対策が施されているのか確認し、信頼性の高いシステムを選びましょう。

電子契約できないケースがある

電子契約への移行が進んでいるものの、まだ書面でしか契約できないものも一部残っています。

2024年5月現在も電子契約できないものとして、下記3つが該当します。

• 事業用定期借地契約
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
• 任意後見契約書

これらの契約は、公正証書によって締結すべきと法律で定められているため、電子契約が認められていません。

ただし宅地建物取引業法・借地借家法等の改正によって、長らく電子化が認められていなかった不動産売買・賃貸借等に関する契約書・重要事項説明書の電子契約が解禁されたことから、将来的に全て電子契約できる可能性もあります。

電子契約が認められない契約が社内にないか確認してから、電子契約を導入するのがおすすめです。

※参考：e-Gov.「借地借家法」,（入手日 2024-05-21）.
※参考：e-Gov.「企業担保法」,（入手日 2024-05-21）.
※参考：e-gGv.「任意後見契約に関する法律」,（入手日 2024-05-21）.

電子契約を導入する際のフロー

電子契約を導入するフローは、大きく以下4つのステップに分けられます。

1. 社内の法務関係者へ導入の説明を行う：契約書を管理する部署に、導入経緯やメリット・デメリット、法的効力などを説明し理解を得る
2. 契約書や業務フローを見直す：既存の契約書に紙を前提とした文言がないかや、業務プロセスの変更箇所などを確認し、必要に応じて変更を加える
3. 社内外の関係者へ導入を周知する：社内の営業担当者や経理部、取引先などに、電子契約のメリットや法的効力などを説明し理解を得る
4. 電子契約のシステムを選定・導入する：自社の課題解決につながるシステムを選定・導入する。業務フローの見直しの際に、既存契約フローの課題点・改善点などを明らかにしておくと導入目的が具体化できる

電子契約システムは、サービスによって機能・コスト・運用方法など異なる点が多くあるため、実務の担当者の意見も踏まえて、複数社を比較検討して自社に適したシステムを選びましょう。

電子契約にまつわる知っておきたい法律

電子契約を導入する際は、関連する各種法律も押さえておきましょう。それぞれの概要を説明します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類などを電子データで保存する際のルールを定めた法律です。

所得税・法人税を納税する企業が電子取引を行うと、その取引のデータを一定期間保存しておく必要がありますが、電子帳簿保存の要件を満たす方法で行わなければなりません。

e-文書法

e-文書法とは、法人税法・会社法などで、紙の保存が義務付けられた文書や帳簿などについて、一定条件を満たせば電子データとして保存を認める法律です。

e-文書法は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」といった、電子保存における2つの法律の総称です。

別名電子文書法とも呼ばれ、下記のような書類が対象となります。

• 会社関係の書類：会計帳簿や契約書、領収書、請求書　など
• 決算関係の書類：貸借対照表や損益計算書　など

電子帳簿保存法とは別の要件が定められており、文書の種類によって異なります。

電子署名法

電子署名法とは、電子契約も要件を満たせば書面での署名・押印と同等の法的効力を持つと定めた法律です。

本人による電子署名が行われれば、電子化された契約書であっても真正に成立したと推定されると明記されており、電子商取引を促進するために施行されました。

もちろんクラウド型の電子署名サービスであっても、電子署名法の要件を満たすとされており、法的に問題なく効力を発揮します。

IT書面一括法

IT書面一括法とは、書面での交付・手続きが義務付けられている書類について、顧客の同意を条件に、電子書類に代替することを認める法律です。

世の中のIT化が進む中で、書面による交付や手続きが法律で義務付けられていることが、スムーズなビジネスの阻害要因になっていたことから、書面に代わって電子的手段（メールなど）の利用を認めたものです。

電子署名法と同様に、電子商取引を促進するための規制緩和として、証券取引法や割賦販売法、訪問販売法、旅行業法、下請代金支払遅延等防止法など、各法令を一括して修正するため施行されました。

デジタル改革関連法

デジタル改革関連法とは、電子契約への段階的移行のために、各種法律の押印・書面化に関する義務の見直しを図るための改正法として施行されました。

「デジタル社会形成基本法デジタル庁設置法」や「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」など複数の法律で構成されており、DX推進の足を引っ張る恐れのある現行法の改正が進みました。

電子契約を導入する際の注意点

電子契約の導入により業務効率のアップや働き方改革への対応など、さまざまなメリットがある一方で、導入に至るまでにはいくつか注意すべきことがあります。代表的な4つの注意点を紹介します。

従業員を納得させる必要がある

電子契約の導入にあたって業務フローを変更する場合、反対意見が出る可能性があります。

電子契約は簡単に利用できますが、仕事の進め方が変化することに対して、不満を覚える従業員も一定数存在するでしょう。無理に導入しても利用が進まないことも考えられるので、丁寧に社内調整を進めることが大切です。

具体的には、各担当業務において、どのようなメリットがあるのか提示して、現状から好転するイメージを伝えましょう。

どのシステムを導入するのか慎重に考える

電子契約サービスを導入する際は、どのシステムが自社にマッチするか慎重に考えましょう。

現在の業務フローにおける課題を洗い出して、課題の克服につながるサービスを選びましょう。電子契約サービスによって機能や価格、使いやすさなどは異なるため、複数サービスを比較検討するのがおすすめです。

電子署名法に準じたサービスか確認する

電子署名法に準じたサービスか、念のため確認しておきましょう。

契約に関するトラブルが発生した場合、契約書の証拠能力が重視されるため、電子署名法に準じた文書の真正性が担保されるサービスを選ぶ必要があります。もし裁判で契約書を証拠として提出する際に、法的に認められなければ大きなリスクとなります。

一般的な電子署名サービスは法的効力が高くなっていますが、万が一のために法律に準拠しているか確認しておくことは大切です。

改正電子帳簿保存法に対応しているか確認する

改正電子帳簿保存法に対応しているか、確認することも大切です。

電子帳簿保存法は、たびたび法改正が行われており、内容が変化してきています。例えば2021年の改正では、税務署長への事前承認制度の廃止やタイムスタンプの付与期間を最長約2カ月とおおむね7営業日以内に延長など、さまざまな要件の緩和が行われてきました。

改正電子帳簿保存法に対応しているサービスであれば、社内で電子帳簿保存法の要件を満たすために動く必要がなくなり、業務効率のアップにつながります。

また、今後も法改正が行われる可能性も考慮して、法改正による要件の変更に合わせて、柔軟に仕様を変更しているサービスを選びましょう。

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